Kanban in daily life - Kanban im Alltag

Personal Kanban / Photo by KikiD

This month has been dedicated to the theme of time and the balance of activities and non-activities as it were. Mirroring the topic and in accordance with synchronicity a friend of mine told me about Kanban, personal Kanban to be precise. I was already introduced to the difference of important and urgent tasks, so setting priorities is part of my daily practice. Kanban is a bit different, it visualises work processes and its use is rather flexible.

There are many books on how to use Kanban in economics, it seems it is still about to emerge as a tool for personal use. All you need is a board, pens and post-its. At the left of the board you have a BACKLOG containing all the tasks that need doing from the smallest thing to those activities you dream of doing. In the middle you have a WIP section for “Work in progress”. Next to the WIP you write a number, say 4, being the amount of tasks you are working on at the moment. To the right you have space to place all the tasks that are DONE. 

In the photo above you can see that I invented two more columns, the one between Backlog and WiP being BEST NEXT, so I know what to pull in for working on next. I added this section so I can pull jobs into my awareness according to the time that has passed while doing things. It helps me keeping track on things and my mind can start working on things in the background. Maybe this is helpful only for me or only at the start, maybe it messes up the point of doing only few things at a time a bit. The other new column I named PAUSE, as I realise I am sometimes stuck with a task, have to wait for help, opening hours, etc. The different colours of post-its are rarely explained. Categories could be from easy to difficult tasks. I chose colours for urgent, important, fun, helping a bit towards some sort of freedom and helping a lot towards that end. At first I only had the first three categories, but then I noticed different qualities in the tasks and that having loads of important and fun tasks did not really help choosing one over the other. Maybe this concept of Kanban is helpful for the one or other of you.

Moving into sight is next month’s theme health with its subdivisions of dealing with my headache, nutrition, fitness and relaxation.

Have a good week!

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Dieser Monat war dem Thema Zeit gewidmet und der Balance von Aktivitäten und eben auch Nicht-Aktivitäten. Den Gegenstand spiegelnd und in Übereinstimmung mit Synchronizität erzählte mir ein Freund von Kanban, persönliches Kanban, um genau zu sein. Mir war der Unterschied zwischen wichtigen und eiligen Aufgaben bekannt, so gesehen ist das Setzen von Prioritäten Teil meines täglichen Tuns. Kanban ist ein wenig anders, es visualisiert Arbeitsprozesse und seine Anwendung ist ziemlich flexibel.

Es gibt viele Bücher, wie Kanban in der Wirtschaft angewendet werden kann, es scheint aber noch im als Hilfsmittel im persönlichen Bereich im Entstehen zu sein. Alles, was man braucht, ist eine Tafel oder Pinnwand, Stifte und Haftnotizzettel. Links befindet sich der BACKLOG (), der alle Aufgaben beinhaltet, die getan werden müssen, von der kleinsten Aufgabe bis zu Aktivitäten, die man träumt zu bewältigen. In der Mitte gibt es den WIP Abschnitt für „Work in progress“ (In Bearbeitung). Dazu schreibt man eine Nummer, sagen wir mal 4, was die Menge an Aufgaben, die man zur Zeit in Angriff nimmt, beziffert. Rechts gibt es eine Spalte, um alle Arbeiten zu plazieren, die DONE, also erledigt sind. 

In obigem Photo könnt Ihr sehen, daß ich zwei weitere Spalten erfunden habe, diejenige zwischen Backlog und WiP ist BEST NEXT (am besten als nächstes), so daß ich weiß, was ich als nächstes rüberziehe zur Bearbeitung. Ich habe diese Abteilung eingefügt, damit ich Aufgaben in mein Bewußtsein bringen kann im Einklang mit der Zeit, die vergeht, während ich Dinge erledige. Es hilft mir, den Überblick zu behalten und mein Geist kann starten, bereits Dinge im Hintergrund zu bearbeiten. Möglicherweise ist dies nur für mich hilfreich, und einfach nur am Anfang, eventuell bringt es aber auch das Prinzip ein wenig durcheinander, nur jeweils einige wenige Dinge auf ein Mal zu tun. Die andere neue Spalte habe ich PAUSE genannt, weil ich beobachte, daß ich manchmal feststecke mit Aufgaben, warten muß auf Hilfe, Öffnungszeiten, etc. Die verschiedenen Farben der Haftnotizzettel werden selten erklärt. Kategorien könnten von einfachen bis schweren Aufgaben reichen. Ich habe Farben gewählt für eilig, wichtig, Spaß, ein wenig förderlich für eine Art Freiheit, sehr förderlich für eine Art Freiheit. Zuerst hatte ich nur die ersten drei Kategorien, habe dann aber die unterschiedliche Qualität der Aufgaben bemerkt und Mengen an wichtigen und freudebereitenden Aufgaben war jetzt nicht wirklich hilfreich dem einen vor dem anderen den Vorrang zu geben. Vielleicht ist dieses Konzept von Kanban hilfreich für den ein oder anderen von Euch.

Ins Blickfeld gerät allmählich das Thema des nächsten Monats der Gesundheit mit seinen Unterbereichen des Umgangs mit meinen Kopfschmerzen, Ernährung, Bewegung und Entspannung.

Habt eine gute Woche!

More (on) time - Mehr (über) Zeit

Photo by KikiD

Continuing my reflections on time I am happy to share that my 365-day-challenge of meditation is going well and I have not missed out a single day so far. Sometimes it is a real challenge to fit my meditation into the day as I am sitting for 40 minutes on average. But I often have a feeling during the day of having missed something if I did not get around doing the practice in the morning. I also have to admit that on some evenings it was really crucial for my mood that I did the practice in the evening and felt better afterwards, knew what I wanted to do or something alike. The conclusion is that for me personal there is no specific time for meditation that is the right time, but I prefer to do it in the morning to secure I spent time doing it.

 

The length of my blog entries also has something to do how I think about time and particularly I think how others are willing to fill theirs. I have been reading a wonderful blog for quite a long time thanks to a recommendation of my sister. The blog is called www.raptitude.com (thanks for the permission to publish the link) and I love it a lot. To some extent that blog is an ideal I have in mind when I blog myself. And I now can acknowledge the work of the author and of many other authors that goes into their blogs. I am aware of the fact that my writing does not have the same depth. Having said that it might not ever get there due to the little time I invest in writing my entries and also due to aiming at keeping entries short for my readers. The other aim being to make transparent as much as is possible in weekly entries of what I am doing and how changes come about. I am fascinated by processes of change and I want to understand how self-growth can be facilitated.

So in a last paragraph I want to reflect on routines. My sister and I often exchange our different attitudes towards routines. Having pondered on this topic in the last few days I can say that routines help me to establish new habits. And also, interestingly, they reduce decision making for me. I only have to decide about what I want to do, how and when once. Later, when writing the German version of my blog entry, it also occurred to me, that for me routines mean that I don’t have to raise that much energy, to motivate myself on a daily basis, because the basic decision already has been made. Of course, a routine of mine is not established from one day to the other, some, like daily meditation took years. I also experiment and play with routines, alter them gradually or radically. But overall routines help me bringing change about. I once read that to establish a new habit it is best placed between two already well going routines. I will ponder some more on the links between decision making, routines and change. At this moment avoid decision making, my readiness for establishing routines and loving change do not really seem to fit well together. Maybe realising this and reflecting the topic more will enable me encircle some sort of growth here.

I wish you time and space for development and growth. Have an uplifting week!

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Nach weiterem Nachdenken über Zeit teile ich freudig mit, daß meine 365-Tage-Herausforderung des Meditierens gut läuft und ich bislang nicht einen Tag ausgelassen habe. Manchmal ist es eine richtige Herausforderung die Meditation in meinem Tagesablauf unterzubekommen, da ich im Durchschnitt 40 Minuten sitze. Doch häufig habe ich im Verlaufe des Tages das Gefühl, daß etwas fehlt, wenn ich meine Meditationsübung morgens nicht gemacht habe. Ich muß aber ebenso gestehen, daß es an einigen Abenden wirklich entscheidend für meine Stimmung war, daß ich die Übung abends durchführte und mich im Anschluß besser gefühlt habe und wußte, was ich im Anschluß machen wollte und ähnliches. Das Fazit ist, daß es für mich persönlich keine bestimmte Zeit gibt, die die richtige für Meditation wäre, jedoch bevorzuge ich morgens, um sicherzustellen, daß ich mir die Zeit dafür auch nehme.

Der Umfang meiner Blogeinträge hat ebenfalls etwas damit zu tun, wie ich über Zeit denke und besonders wie ich annehme, daß andere bereit sind ihre Zeit zu füllen. Ich habe lang Zeit einen wundervollen Blog gelesen dank einer Empfehlung meiner Schwester. Der Blog heißt www.raptitude.com (danke für die Erlaubnis den Link veröffentlichen zu dürfen) und ich liebe den Blog. In gewisser Weise ist der Blog ein Ideal, welches ich vor Augen habe, wenn ich selber blogge. Und jetzt kann ich viel mehr die Arbeit von dem Verfasser und vielen anderen Verfassern anerkenne, die sie in ihre Blogs stecken. Ich bin mir darüber im Klaren, daß mein Schreiben nicht denselben Tiefgang hat. Und das gesagt, es möglicherweise auch nie haben wird aufgrund der wenigen Zeit, die ich in das Verfassern meiner Einträge investiere und auch aufgrund der eigenen Zielvorgabe, die Einträge für meine Leser kurz zu halten. Das andere Ziel ist es, so viel als in wöchentlichen Einträgen möglich transparent zu machen, was ich mache und wie Veränderungen sich einfinden. Ich bin fasziniert von Veränderungsprozessen und ich will verstehen, wie persönliches Wachstum erleichtert werden kann.

Daher möchte ich in einem letzten Absatz über Routinen reflektieren. Meine Schwester und ich tauschen uns häufig über unsere verschiedenen Haltungen gegenüber Routinen aus. Nachdem ich in den letzten Tagen über dieses Thema nachgesonnen habe, kann ich sagen, daß Routinen mir helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren. Und ebenso, interessanterweise, reduzieren sie für mich das Entscheidungsfällen. Ich muß mich nur einmal entscheiden, was ich machen will, wie und wann. Just, wie ich die deutscher Version meines Blogeintrags abfasse, kommt mir auch in den Sinn, daß Routinen für mich dazu führen, daß ich nicht so viel Energie aufwenden muß, mich täglich aufs Neue zu motivieren, da die Grundentscheidung bereits gefallen ist. Natürlich, eine Routine etabliert sich auch für mich nicht von einem Tag auf den anderen, einige, wie tägliche Meditation, brauchten Jahre. Ich experimentiere auch und spiele mit Routinen, verändere sie graduell oder radikal. Aber alles in allem helfen mir Routinen Veränderungen herbeizuführen. Ich habe einmal gelesen, daß zur Etablierung einer neuen Gewohnheit man diese am besten zwischen zwei bereits gut funktionierende Routinen platziert. Ich werde noch ein wenig mehr nachsinnen über die Verbindungen zwischen dem Entscheiden, den Routinen und den Veränderungen. Momentan paßen die Vermeidung von Entscheidungen, meine Bereitschaft für das Etablieren von Routinen und die Liebe für Veränderungen nicht wirklich gut zueinander. Möglicherweise werden diese Gewahrwerdung und die weitere Reflexion über das Thema mich befähigen, meinen Finger hier auf eine Art von Wachstum zu legen.

Ich wünsche Euch Zeit und Raum für Entwicklung und Wachstum. Habt eine erbauliche Woche!

Thoughts on time, timeless thoughts - Gedanken über Zeit, zeitlose Gedanken

Photo by KikiD

This month’s topic is time. I did not plan any specific task, but simply want to ponder on how I use my time and how I want to use it. I am pleased to hear that some of my friends intend to care more about themselves this year, to allow themselves more quality time for and with themselves. I have a similar resolution. And therefor I reflect this month on how to make this happen. I realise that very often during the buzz of daily life I am permanently in a mode of activity and if asked to meet up with someone I simply add such an appointment at the end of the day’s activities. Slowly I am learning to have little breaks between tasks and appointments.

On one day I even turned down an invitation for that day, because I felt I am not in the right mood for it. I am aware of it that for many others there is no problem in such a behaviour. For me it has been for a long time, because I tend to think if I like someone why should I not be in the mood to see this person and a feeling of “nah, I don’t feel like it, I am too tired, too lazy etc” was simply a no go. On that particular day I very intensly felt that I was too occupied with my own matters, I was confused and out of balance. It was a good experience when I felt I was not going to be a good companion to be with, I would not be open to listen to somebody else. I turned the invitation down not out of selfish reasons, but for the better of both of us. This is – and presumably is going to be – an important difference for me. Theoretically the idea exists in my head that it is legitimate to turn down anything just because, but I don’t feel very comfortable with it. But the idea that if I am out of balance I can’t be helpful for somebody else works much better with me. This on the other hand does not mean I have to hide my out of balance moods from others to be accepted and loved. But I allow myself to make choices of when I share these moments and with whom.

On top of this insight I learned that I don’t always need to have a specific task to develop ideas and habits, but sometimes the resolution to have a certain mind set does the job for me, too.

I wish you some awesome me-time!

P.S.: I was tought previously and reminded last night that at an advanced stage I will not have to back out of anything when once I am able to keep my balance at all times. Thanks ladies!

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Das Thema diesen Monats ist Zeit. Ich habe keine spezifische Aufgabe geplant, sondern möchte einfach ein wenig nachsinnen, wie ich meine Zeit fülle und wie ich sie verwenden möchte. Es freut mich zu hören, daß einige meiner Freunde vorhaben, sich dieses Jahr mehr um sich selbst zu kümmern, sich selbst mehr Zeit zu widmen. Ich habe einen ähnlichen Vorsatz. Deshalb denke ich diesen Monat darüber nach, wie dies vonstatten gehen könnte. Ich merke, daß ich sehr häufig in der Hektik des Alltags ständig aktiv bin und wenn ich einer Verabredung zusage diese schlicht an die Reihe von Aktivitäten hinten ranhänge. Langsam lerne ich, kleine Pausen zwischen Aufgaben und Verabredungen einzulegen.

An einem Tag habe ich sogar eine Einladung für den Tag abgelehnt, weil ich spürte, daß ich nicht in der richtigen Verfassung dafür bin. Mir ist bewußt, daß dies für viele andere kein Problem darstellt. Für mich war es das lange Zeit, weil ich dazu neige zu denken, wenn ich jemanden mag, warum sollte ich nicht in der Stimmung sein, diese Person zu sehen und ein Gefühl von „nee, mir ist nicht danach, ich bin zu müde, ich bin zu faul“ war einfach ein no-go. An besagtem Tag spürte ich ganz intensiv, daß ich zu sehr von eigenen Belangen eingenommen war, ich war durcheinander und aus dem Gleichgewicht. Es war eine gute Erfahrung, als ich wahrnahm, daß ich keine gute Gesellschaft abgeben würde und nicht offen sein würde, jemand anderem zuzuhören. Ich habe die Verabredung abgesagt nicht aus egozentrischen Gründen, sondern für das Wohl von beiden Beteiligten. Das ist – und wird es voraussichtlich auch zukünftig sein – ein wichtiger Unterschied für mich. Auf abstrakter Ebene gibt es in meinem Kopf das Konzept etwas nur so, ohne Angabe von Gründen, abzulehnen, aber ich fühle mich damit nicht sehr wohl. Aber die Idee, daß ich unausgeglichen nicht sehr hilfreich für andere bin, funktioniert da für mich besser. Das bedeutet aber auf der anderen Seite nicht, daß ich mich verstecken muß, wenn ich aus dem Gleichgewicht bin, um angenommen und geliebt zu sein. Aber ich erlaube mir, Entscheidungen zu treffen, wann ich diese Momente teile und mit wem.

Zusätzlich zu dieser Erkenntnis habe ich gelernt, daß ich nicht immer einer spezifischen Aufgabe bedarf, um Ideen und Gewohnheiten zu entwickeln, sondern manchmal der Vorsatz, eine bestimmte Geisteshaltung einzunehmen, ebenso zielführend sein kann.

Ich wünsche Euch wunderbare Eigen-Zeit!

P.S.: Ich habe zuvor gelernt und wurde gestern Abend daran erinnert, daß in einer fortgeschritteneren ich mich aus nichts zurückziehen werden muß, wenn ich einst fähig bin, mein inneres Gleichgewicht zu allen Zeiten aufrecht zu erhalten. Danke die Damen!

The next steps - die nächsten Schritte

Photo by KikiD

There is only little speak about New Year’s resolutions, they do not seem to be very much en vogue. For me they still are. With New Year’s resolutions I consciously give my life a different direction. I can focus on specific goals and I have a deeper feeling of purpose. I chose a small collection of things from my life list, my life list being a mixture of dreams of mine and interesting suggestions to give my life even more flavour. The most important picks for this year are a 365-day-challenge of meditation, although I am also going to be very happy if I can make it 330 or only 300 days as it is my first 365-day-challenge, and the other being handing in my PhD thesis. I will keep you informed about how the other things from my life list are going as soon as they become more relevant

I am content with last month’s attempts to deal with my future career, I am far less anxious about it all, a nice shift towards the attitude that my job and the money don’t really matter all that much. It is the agenda behind it that is all important. Interestingly looking at my life list made me aware that rather unrecognised I know my purpose in life and can therefore tick that oversized goal from my list. I know, I know it is not really wise to have such over dimensioned, unspecific things on a life list, but somehow they help me to focus not only on having this and doing that, but actually being someone, experiencing something and filling my life not with possessions and actions, but with joy, peace, wisdom, love and the radiant light that comes from it all. Wow, look at that! New Year’s resolutions do work for me quite well! Hope you had a good start into the year 2014 and I wish you all the best for it!

Get in touch!

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Gute Vorsätze für das neue Jahr sind sehr wenig im Gespräch, sie scheinen nicht mehr wirklich en vogue zu sein. Für mich sind sie es aber. Mit Neujahrsvorsätzen gebe ich meinem Leben bewußt eine andere Richtung. Ich kann mich auf konkrete Ziele konzentrieren und ich habe ein verstärktes Gefühl von Sinnhaftigkeit. Ich habe eine kleine Auswahl von Punkten meiner Life list getroffen, die eine Mischung von meinen Träumen und interessanten Vorschlägen, die meinem Leben noch mehr Würze geben, ist. Die wichtigsten Punkte für dieses Jahr sind eine 365-Tage-Herausforderung zu Meditieren, wobei ich auch sehr froh sein werde, wenn ich 330 oder nur 300 Tage schaffe, da es meine erste 365-Tage-Herausforderung sein wird, und das andere die Abgabe meiner Dissertation. Ich werde Euch auf dem Laufenden halten wie die anderen Vorhaben meiner Life list vorangehen, sobald diese anstehen.

Ich bin zufrieden mit den Versuchen des letzten Monats, mich mit meiner beruflichen Zukunft auseinanderzusetzen, ich bin weitaus weniger ängstlich diesbezüglich, eine schöne Veränderung hin zu der Einstellung, daß mein Job und das Geld nicht all zu viel Bedeutung haben. Es sind die zugrundeliegenden Ziele, die wirklich wichtig sind. Interessanterweise hat der Blick auf meine Life list mich gewahr werden lassen, daß ziemlich unbemerkt von mir mein Lebenssinn sich herauskristallisiert hat und ich daher dieses übergroße Ziel auf meiner Liste abhaken kann. Ich weiß, ich weiß, es ist wirklich nicht sehr weise solche überdimensionierten, unkonkreten Dinge auf einer Life list stehen zu haben, aber irgendwie helfen sie mir, nicht nur Blick zu haben, dieses  zu haben und jenes zu machen, sondern tatsächlich jemand zu sein, Erfahrungen zu machen und mein Leben nicht mit Besitz und Aktivitäten zu füllen, sondern mit Glück, Frieden, Weisheit, Liebe und dem strahlenden Licht, welches all dies verströmt. Wahnsinn, nun sieh‘ sich einer das an! Gute Vorsätze für das Neue Jahr funktionieren für mich ziemlich gut! Ich hoffe, Ihr hattet einen guten Start in das Jahr 2014 und ich wünsche Euch das Beste dafür!

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