A break for clarity - Eine Pause für Klarheit

Refined Personal Kanban by KikiD

A week has passed without an entry. My memory is diffused as to what has happened. I did a lot of work, finishing tasks, and being exhausted I became ill without any real symptoms. I took three days off and did some sort of reinventing myself. The break was good and clarity was the outcome. I have made a plan for an important and urgent project of mine.

After being back on track with that I also returned to my Personal Kanban board and refined it. The Backlog has now a matrix of important / not important and urgent / not urgent tasks. It helps me for a better overview. I have changed the colour system, too, to less blurry categories. Actually they are the categories I am working through the months on this blog, some of which are thingly ;-) things / possessions, finances / business, work-life-balance, health and so on. Not sure the system with the colours will stay that way, but it is less confusing than the previous one I had.

My month on socialising turns out to be a bit different than anticipated. I sat down with a very good friend of mine to become clear on specific business possibilities opening up in a career programme that I might be able to take part in. It was really great fun to have some sort of buddy talking things through with me. Inspired by that session I pinned a writing space on a well-defended clear space on my wall. The cardboard is bright and yellow. I already worked with it for the project mention above. The process involved many post-its and I left the result to hang for a day as a reward. I was really quite content with myself. Now I enjoy looking at the free board and I wonder what I will plan next on it. I found it to be a very helpful tool and I can’t wait to use it again. Interestingly the two columns I used to organise the contents were for tasks I need to interact with someone and for those actions I could do on my own. So there it is my socialising takes place more often than I think. (And yes, there is a double meaning to that!)

Hope you have a good week with clarity, energy and good interaction!

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Eine Woche ist vergangen ohne einen Eintrag. Meine Erinnerung ist diffus, was sich ereignet hat. Ich habe viel gearbeitet, Aufgaben erledigt, und erschöpft bin ich krank geworden ohne rechte Symptome. Ich habe mir drei Tage frei genommen und habe mich quasi selbst wieder erfunden. Die Pause war gut und Klarheit das Ergebnis. Ich habe einen Plan entworfen für ein wichtiges und dringendes Projekt von mir.

Nachdem ich damit wieder auf Kurs war, habe ich mich auch wieder meiner Personal Kanban Pinnwand gewidmet und sie verfeinert. Der Backlog verfügt nun über eine Matrix von wichtigen / nicht wichtigen und dringenden / nicht dringenden Aufgaben. Es hilft mir zur besseren Übersicht. Ich habe auch das Farbsystem geändert zu weniger schwammigen Kategorien. Tatsächlich handelt es sich um Kategorien, die ich pro Monat in diesem Blog durchgehe, zu denen dingliche ;-) Dinge / Besitztümer, Finanzen / Beruf, Arbeit-Freizeit-Balance, Gesundheit und so weiter zählen. Ich bin mir nicht sicher, ob die Farbzuteilung so bleiben wird, aber es ist weniger verwirrend als die vorherige.

Mein Monat der Geselligkeit erweist sich als anders als das, was ich mir vorher vorgestellt habe. Ich habe mich mit einer sehr guten Freundin zusammengesetzt, um mir über konkrete Berufsmöglichkeiten klar zu werden, die sich mir in einem Fortbildungsprogramm eröffnen, an welchem ich eventuell teilnehmen kann. Es hat wirklich großen Spaß gemacht eine Art Buddy zu haben, der mit mir Dinge durchgeht. Inspiriert von dem Zusammentreffen habe ich eine Schreibfläche auf einer stark verteidigten freien Wandfläche angepinnt. Der Karton ist leuchtend und gelb. Ich habe bereits damit für oben erwähntes Projekt gearbeitet. Der Prozeß umfaßte viele Post-Its und ich habe das Ergebnis zur Belohnung einen Tag lang hängen lassen. Ich war wirklich sehr zufrieden mit mir. Jetzt macht es mir Freude, die freie Fläche anzusehen und ich frage mich, was ich als nächstes darauf planen werde. Ich finde, es ist ein sehr hilfreiches Werkzeug, und ich kann es kaum abwarten, es wieder zu benutzen. Interessanterweise waren die zwei Spalten, die ich verwendet habe, für Aufgaben, bei denen ich mit jemandem interagieren muß, und für Aktionen, die ich allein ausführen kann. Und da ist es, meine Geselligkeit ereignet sich öfter als ich denke (Und ja, das ist zweideutig gemeint!)

Hoffe, Ihr habt eine gute Woche von Klarheit, Energie und guter Interaktion!

Kanban in daily life - Kanban im Alltag

Personal Kanban / Photo by KikiD

This month has been dedicated to the theme of time and the balance of activities and non-activities as it were. Mirroring the topic and in accordance with synchronicity a friend of mine told me about Kanban, personal Kanban to be precise. I was already introduced to the difference of important and urgent tasks, so setting priorities is part of my daily practice. Kanban is a bit different, it visualises work processes and its use is rather flexible.

There are many books on how to use Kanban in economics, it seems it is still about to emerge as a tool for personal use. All you need is a board, pens and post-its. At the left of the board you have a BACKLOG containing all the tasks that need doing from the smallest thing to those activities you dream of doing. In the middle you have a WIP section for “Work in progress”. Next to the WIP you write a number, say 4, being the amount of tasks you are working on at the moment. To the right you have space to place all the tasks that are DONE. 

In the photo above you can see that I invented two more columns, the one between Backlog and WiP being BEST NEXT, so I know what to pull in for working on next. I added this section so I can pull jobs into my awareness according to the time that has passed while doing things. It helps me keeping track on things and my mind can start working on things in the background. Maybe this is helpful only for me or only at the start, maybe it messes up the point of doing only few things at a time a bit. The other new column I named PAUSE, as I realise I am sometimes stuck with a task, have to wait for help, opening hours, etc. The different colours of post-its are rarely explained. Categories could be from easy to difficult tasks. I chose colours for urgent, important, fun, helping a bit towards some sort of freedom and helping a lot towards that end. At first I only had the first three categories, but then I noticed different qualities in the tasks and that having loads of important and fun tasks did not really help choosing one over the other. Maybe this concept of Kanban is helpful for the one or other of you.

Moving into sight is next month’s theme health with its subdivisions of dealing with my headache, nutrition, fitness and relaxation.

Have a good week!

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Dieser Monat war dem Thema Zeit gewidmet und der Balance von Aktivitäten und eben auch Nicht-Aktivitäten. Den Gegenstand spiegelnd und in Übereinstimmung mit Synchronizität erzählte mir ein Freund von Kanban, persönliches Kanban, um genau zu sein. Mir war der Unterschied zwischen wichtigen und eiligen Aufgaben bekannt, so gesehen ist das Setzen von Prioritäten Teil meines täglichen Tuns. Kanban ist ein wenig anders, es visualisiert Arbeitsprozesse und seine Anwendung ist ziemlich flexibel.

Es gibt viele Bücher, wie Kanban in der Wirtschaft angewendet werden kann, es scheint aber noch im als Hilfsmittel im persönlichen Bereich im Entstehen zu sein. Alles, was man braucht, ist eine Tafel oder Pinnwand, Stifte und Haftnotizzettel. Links befindet sich der BACKLOG (), der alle Aufgaben beinhaltet, die getan werden müssen, von der kleinsten Aufgabe bis zu Aktivitäten, die man träumt zu bewältigen. In der Mitte gibt es den WIP Abschnitt für „Work in progress“ (In Bearbeitung). Dazu schreibt man eine Nummer, sagen wir mal 4, was die Menge an Aufgaben, die man zur Zeit in Angriff nimmt, beziffert. Rechts gibt es eine Spalte, um alle Arbeiten zu plazieren, die DONE, also erledigt sind. 

In obigem Photo könnt Ihr sehen, daß ich zwei weitere Spalten erfunden habe, diejenige zwischen Backlog und WiP ist BEST NEXT (am besten als nächstes), so daß ich weiß, was ich als nächstes rüberziehe zur Bearbeitung. Ich habe diese Abteilung eingefügt, damit ich Aufgaben in mein Bewußtsein bringen kann im Einklang mit der Zeit, die vergeht, während ich Dinge erledige. Es hilft mir, den Überblick zu behalten und mein Geist kann starten, bereits Dinge im Hintergrund zu bearbeiten. Möglicherweise ist dies nur für mich hilfreich, und einfach nur am Anfang, eventuell bringt es aber auch das Prinzip ein wenig durcheinander, nur jeweils einige wenige Dinge auf ein Mal zu tun. Die andere neue Spalte habe ich PAUSE genannt, weil ich beobachte, daß ich manchmal feststecke mit Aufgaben, warten muß auf Hilfe, Öffnungszeiten, etc. Die verschiedenen Farben der Haftnotizzettel werden selten erklärt. Kategorien könnten von einfachen bis schweren Aufgaben reichen. Ich habe Farben gewählt für eilig, wichtig, Spaß, ein wenig förderlich für eine Art Freiheit, sehr förderlich für eine Art Freiheit. Zuerst hatte ich nur die ersten drei Kategorien, habe dann aber die unterschiedliche Qualität der Aufgaben bemerkt und Mengen an wichtigen und freudebereitenden Aufgaben war jetzt nicht wirklich hilfreich dem einen vor dem anderen den Vorrang zu geben. Vielleicht ist dieses Konzept von Kanban hilfreich für den ein oder anderen von Euch.

Ins Blickfeld gerät allmählich das Thema des nächsten Monats der Gesundheit mit seinen Unterbereichen des Umgangs mit meinen Kopfschmerzen, Ernährung, Bewegung und Entspannung.

Habt eine gute Woche!