Done and in progress - Erledigt und in Bearbeitung

There has been some debate – more on Facebook than here – about my entry on Kanban. Having thought about it some more, I come to the conclusion that the wonderful thing about Kanban as I understand it is that you can adapt it to your own likings and to what works best for you. Sure, there are some principles otherwise you would end up with a to-do-list again. I realise I get more done with Kanban then with the methods I used before. I am more at ease with plotting down what needs doing as I can decide through the choice of colour what meaning the task has for me. If I do look on my Kanban board I literally can see that only very few tasks are pressing, all the rest are small steps towards greater goals like joy and freedom, and therefore can become a moment of happiness and peace themselves. And with Kanban I value my doings, my achievements more, I don’t just move on to the next task, but looking forward to moving something to DONE, celebrating it and as I have much space on my board I can leave the notes of the goals I reached on it for quite a while and rejoice each time I come past my board. So Kanban has been and continues to be a tool of happiness for me.

And before I move on to this month’s topic I quickly want to note here that I have finalised a major part of my long-term project of reading the Bible by finishing the Old Testament (yes, I really read every single word of those lists of people, places, descriptions and measurements of the temple and its equipment). I have a booklist of 100 personal must-reads plus another 50 I also would like to read. I am aiming at two books of this list per year knowing there are many other books I have to read in professional context and some others I will just inhale as they come along. On that 150 book list are those I got tired of only saying I would want to read them some day. If I don’t put down such must-dos into a list in an order and at some point assign them to a rough date I will never get around doing them. For example as an historian I put the books in a chronological order of some sort. I will read some Ancient Greek Classics before continuing with the New Testament.

But now to this month’s theme of health matters, cause health matters. As I am already doing tiny steps towards better nutrition and more exercise I will want to concentrate on dealing with my chronic headaches I have on a daily basis. I will work myself through some books I found very helpful when having a first quick look at them. The first I will work with advocates that acceptance is a major part of dealing with the pain. Theoretically I know this, but when I was told at my last visit to a specialist that I might never get rid of my headaches I was quite in a shock. Unfortunately I don’t really get a grip on this matter, so poking my nose into some books might be one of several solutions. I know that the other will have to be a more emotional, intuitional approach, but I am not sure yet I will be any good at that.

Okay, that’s it for now. Hope you are well and have a week of good health ahead!

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Es gab noch ein wenig an Diskussion – mehr auf Facebook als hier – über meinen Eintrag zu Kanban. Nachdem ich noch mehr darüber nachgedacht habe, komme ich zu dem Schluß, daß die wundervolle Sache an Kanban, so wie ich es verstehe, ist, daß Du es Deinen eigenen Vorlieben anpassen kannst und was für Dich am besten funktioniert. Sicherlich, es gibt einige Prinzipien, sonst würde man wieder bei einer To-Do-Liste landen. Ich beobachte, daß ich mehr mit Kanban erreiche als mit anderen Methoden, die ich zuvor probiert habe. Ich fühle mich wohl mit dem Erfassen von dem, was getan werden soll, da ich durch die Farbwahl entscheiden kann welche Bedeutung die Aufgabe für mich hat. Wenn ich auf meine Kanbanpinnwand schaue kann ich buchstäblich sehen, daß tatsächlich nur ein ganz paar Aufgaben mich belasten, der ganze Rest sind kleine Schritte Richtung größerer Ziele wie Freude und Freiheit, weshalb sie selbst zu Momenten des Glücks und des Friedens werden können. Und mit Kanban wertschätze ich meine Taten, meine Erfolge mehr, ich gehe nicht einfach zur nächsten Aufgabe über, sondern freue mich darauf, etwas zu ERLEDIGT zu bewegen, zelebriere es und, da ich viel Platz auf der Pinnwand habe, kann ich die Notizen zu den erreichten Zielen lange darauf lassen und mich jedesmal wieder an ihnen erfreuen, wenn ich an der Pinnwand vorbeikomme. Also war Kanban soweit ein Werkzeug der Glücks für mich und wird es auch weiterhin sein. 

Und bevor ich zum Thema des Monats übergehe, möchte ich kurz hier vermerken, daß ich einen großen Teil eines langwierigen Projekts abgeschlossen habe, die Bibel zu lesen, indem ich das Alte Testament fertig gelesen habe (ja, ich habe tatsächlich jedes einzelne Wort von den Listen mit Namen, Orten, Beschreibungen und Maßen des Tempels und seiner Ausstattung gelesen). Ich habe eine Bücherliste von 100 persönlich unbedingt zu lesenden Werken plus weiter 50, die ich auch gerne lesen möchte. Ich visiere zwei Bücher dieser Liste pro Jahr an, da ich weiß, daß es viele Bücher gibt, die ich beruflich lesen werde und einige andere, die ich einfach inhalieren werde, sobald sie meines Weges kommen. Auf der Bücherliste von 150 Titeln sind solche, bei denen ich müde geworden bin, nur davon zu sprechen, daß ich sie mal eines Tages lesen wollen würde. Wenn ich solche unbedingt-machen-Dinge nicht auf eine Liste setzen in einer Reihenfolge und zu einem gewissen Zeitpunkt ihnen einen groben Zeitpunkt zuordne, dann komme ich nie dazu, sie auch umzusetzen. Zum Beispiel als Historikerin habe ich die Bücher in eine Art chronologische Reihenfolge gebracht. Ich werde einige Klassiker der griechischen Antike lesen, bevor ich mit dem Neuen Testament fortfahre.

Aber nun zum Thema dieses Monats der Gesundheitsangelegenheiten, weil Gesundheit mir ein Anliegen ist. Da ich bereits kleine Schritte hinsichtlich besserer Ernährung und mehr Bewegung mache, möchte ich mich darauf konzentrieren, mich mit meinen täglichen, chronischen Spannungskopfschmerzen zu beschäftigen. Ich werde ein paar Bücher durcharbeiten, die mir auf den ersten Blick hilfreich erschienen. Das erste, welches ich mir vornehme, vertritt die Position, daß Akzeptanz einen großen Anteil daran hat, mit dem Schmerz umzugehen. Theoretisch weiß ich das, aber als mir bei meinem letzten Besuch eines Spezialisten dieser sagte, daß ich möglicherweise meine Kopfschmerzen nie loswerden würde, war das ein ziemlicher Schock. Unglücklicherweise bekomme ich diese Angelegenheit nicht so richtig zu packen, so daß meine Nase in ein paar Bücher zu stecken, eine von mehreren Lösung darstellen könnte. Ich weiß, daß eine andere in einem eher emotionalen, intuitiven Ansatz liegen wird, aber ich bin mir noch nicht sicher, ob ich darin gut sein werde.

Okay, das war’s für den Moment. Hoffe, Euch geht es gut und Ihr habt eine Woche guter Gesundheit vor Euch!

Kanban in daily life - Kanban im Alltag

Personal Kanban / Photo by KikiD

This month has been dedicated to the theme of time and the balance of activities and non-activities as it were. Mirroring the topic and in accordance with synchronicity a friend of mine told me about Kanban, personal Kanban to be precise. I was already introduced to the difference of important and urgent tasks, so setting priorities is part of my daily practice. Kanban is a bit different, it visualises work processes and its use is rather flexible.

There are many books on how to use Kanban in economics, it seems it is still about to emerge as a tool for personal use. All you need is a board, pens and post-its. At the left of the board you have a BACKLOG containing all the tasks that need doing from the smallest thing to those activities you dream of doing. In the middle you have a WIP section for “Work in progress”. Next to the WIP you write a number, say 4, being the amount of tasks you are working on at the moment. To the right you have space to place all the tasks that are DONE. 

In the photo above you can see that I invented two more columns, the one between Backlog and WiP being BEST NEXT, so I know what to pull in for working on next. I added this section so I can pull jobs into my awareness according to the time that has passed while doing things. It helps me keeping track on things and my mind can start working on things in the background. Maybe this is helpful only for me or only at the start, maybe it messes up the point of doing only few things at a time a bit. The other new column I named PAUSE, as I realise I am sometimes stuck with a task, have to wait for help, opening hours, etc. The different colours of post-its are rarely explained. Categories could be from easy to difficult tasks. I chose colours for urgent, important, fun, helping a bit towards some sort of freedom and helping a lot towards that end. At first I only had the first three categories, but then I noticed different qualities in the tasks and that having loads of important and fun tasks did not really help choosing one over the other. Maybe this concept of Kanban is helpful for the one or other of you.

Moving into sight is next month’s theme health with its subdivisions of dealing with my headache, nutrition, fitness and relaxation.

Have a good week!

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Dieser Monat war dem Thema Zeit gewidmet und der Balance von Aktivitäten und eben auch Nicht-Aktivitäten. Den Gegenstand spiegelnd und in Übereinstimmung mit Synchronizität erzählte mir ein Freund von Kanban, persönliches Kanban, um genau zu sein. Mir war der Unterschied zwischen wichtigen und eiligen Aufgaben bekannt, so gesehen ist das Setzen von Prioritäten Teil meines täglichen Tuns. Kanban ist ein wenig anders, es visualisiert Arbeitsprozesse und seine Anwendung ist ziemlich flexibel.

Es gibt viele Bücher, wie Kanban in der Wirtschaft angewendet werden kann, es scheint aber noch im als Hilfsmittel im persönlichen Bereich im Entstehen zu sein. Alles, was man braucht, ist eine Tafel oder Pinnwand, Stifte und Haftnotizzettel. Links befindet sich der BACKLOG (), der alle Aufgaben beinhaltet, die getan werden müssen, von der kleinsten Aufgabe bis zu Aktivitäten, die man träumt zu bewältigen. In der Mitte gibt es den WIP Abschnitt für „Work in progress“ (In Bearbeitung). Dazu schreibt man eine Nummer, sagen wir mal 4, was die Menge an Aufgaben, die man zur Zeit in Angriff nimmt, beziffert. Rechts gibt es eine Spalte, um alle Arbeiten zu plazieren, die DONE, also erledigt sind. 

In obigem Photo könnt Ihr sehen, daß ich zwei weitere Spalten erfunden habe, diejenige zwischen Backlog und WiP ist BEST NEXT (am besten als nächstes), so daß ich weiß, was ich als nächstes rüberziehe zur Bearbeitung. Ich habe diese Abteilung eingefügt, damit ich Aufgaben in mein Bewußtsein bringen kann im Einklang mit der Zeit, die vergeht, während ich Dinge erledige. Es hilft mir, den Überblick zu behalten und mein Geist kann starten, bereits Dinge im Hintergrund zu bearbeiten. Möglicherweise ist dies nur für mich hilfreich, und einfach nur am Anfang, eventuell bringt es aber auch das Prinzip ein wenig durcheinander, nur jeweils einige wenige Dinge auf ein Mal zu tun. Die andere neue Spalte habe ich PAUSE genannt, weil ich beobachte, daß ich manchmal feststecke mit Aufgaben, warten muß auf Hilfe, Öffnungszeiten, etc. Die verschiedenen Farben der Haftnotizzettel werden selten erklärt. Kategorien könnten von einfachen bis schweren Aufgaben reichen. Ich habe Farben gewählt für eilig, wichtig, Spaß, ein wenig förderlich für eine Art Freiheit, sehr förderlich für eine Art Freiheit. Zuerst hatte ich nur die ersten drei Kategorien, habe dann aber die unterschiedliche Qualität der Aufgaben bemerkt und Mengen an wichtigen und freudebereitenden Aufgaben war jetzt nicht wirklich hilfreich dem einen vor dem anderen den Vorrang zu geben. Vielleicht ist dieses Konzept von Kanban hilfreich für den ein oder anderen von Euch.

Ins Blickfeld gerät allmählich das Thema des nächsten Monats der Gesundheit mit seinen Unterbereichen des Umgangs mit meinen Kopfschmerzen, Ernährung, Bewegung und Entspannung.

Habt eine gute Woche!

More (on) time - Mehr (über) Zeit

Photo by KikiD

Continuing my reflections on time I am happy to share that my 365-day-challenge of meditation is going well and I have not missed out a single day so far. Sometimes it is a real challenge to fit my meditation into the day as I am sitting for 40 minutes on average. But I often have a feeling during the day of having missed something if I did not get around doing the practice in the morning. I also have to admit that on some evenings it was really crucial for my mood that I did the practice in the evening and felt better afterwards, knew what I wanted to do or something alike. The conclusion is that for me personal there is no specific time for meditation that is the right time, but I prefer to do it in the morning to secure I spent time doing it.

 

The length of my blog entries also has something to do how I think about time and particularly I think how others are willing to fill theirs. I have been reading a wonderful blog for quite a long time thanks to a recommendation of my sister. The blog is called www.raptitude.com (thanks for the permission to publish the link) and I love it a lot. To some extent that blog is an ideal I have in mind when I blog myself. And I now can acknowledge the work of the author and of many other authors that goes into their blogs. I am aware of the fact that my writing does not have the same depth. Having said that it might not ever get there due to the little time I invest in writing my entries and also due to aiming at keeping entries short for my readers. The other aim being to make transparent as much as is possible in weekly entries of what I am doing and how changes come about. I am fascinated by processes of change and I want to understand how self-growth can be facilitated.

So in a last paragraph I want to reflect on routines. My sister and I often exchange our different attitudes towards routines. Having pondered on this topic in the last few days I can say that routines help me to establish new habits. And also, interestingly, they reduce decision making for me. I only have to decide about what I want to do, how and when once. Later, when writing the German version of my blog entry, it also occurred to me, that for me routines mean that I don’t have to raise that much energy, to motivate myself on a daily basis, because the basic decision already has been made. Of course, a routine of mine is not established from one day to the other, some, like daily meditation took years. I also experiment and play with routines, alter them gradually or radically. But overall routines help me bringing change about. I once read that to establish a new habit it is best placed between two already well going routines. I will ponder some more on the links between decision making, routines and change. At this moment avoid decision making, my readiness for establishing routines and loving change do not really seem to fit well together. Maybe realising this and reflecting the topic more will enable me encircle some sort of growth here.

I wish you time and space for development and growth. Have an uplifting week!

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Nach weiterem Nachdenken über Zeit teile ich freudig mit, daß meine 365-Tage-Herausforderung des Meditierens gut läuft und ich bislang nicht einen Tag ausgelassen habe. Manchmal ist es eine richtige Herausforderung die Meditation in meinem Tagesablauf unterzubekommen, da ich im Durchschnitt 40 Minuten sitze. Doch häufig habe ich im Verlaufe des Tages das Gefühl, daß etwas fehlt, wenn ich meine Meditationsübung morgens nicht gemacht habe. Ich muß aber ebenso gestehen, daß es an einigen Abenden wirklich entscheidend für meine Stimmung war, daß ich die Übung abends durchführte und mich im Anschluß besser gefühlt habe und wußte, was ich im Anschluß machen wollte und ähnliches. Das Fazit ist, daß es für mich persönlich keine bestimmte Zeit gibt, die die richtige für Meditation wäre, jedoch bevorzuge ich morgens, um sicherzustellen, daß ich mir die Zeit dafür auch nehme.

Der Umfang meiner Blogeinträge hat ebenfalls etwas damit zu tun, wie ich über Zeit denke und besonders wie ich annehme, daß andere bereit sind ihre Zeit zu füllen. Ich habe lang Zeit einen wundervollen Blog gelesen dank einer Empfehlung meiner Schwester. Der Blog heißt www.raptitude.com (danke für die Erlaubnis den Link veröffentlichen zu dürfen) und ich liebe den Blog. In gewisser Weise ist der Blog ein Ideal, welches ich vor Augen habe, wenn ich selber blogge. Und jetzt kann ich viel mehr die Arbeit von dem Verfasser und vielen anderen Verfassern anerkenne, die sie in ihre Blogs stecken. Ich bin mir darüber im Klaren, daß mein Schreiben nicht denselben Tiefgang hat. Und das gesagt, es möglicherweise auch nie haben wird aufgrund der wenigen Zeit, die ich in das Verfassern meiner Einträge investiere und auch aufgrund der eigenen Zielvorgabe, die Einträge für meine Leser kurz zu halten. Das andere Ziel ist es, so viel als in wöchentlichen Einträgen möglich transparent zu machen, was ich mache und wie Veränderungen sich einfinden. Ich bin fasziniert von Veränderungsprozessen und ich will verstehen, wie persönliches Wachstum erleichtert werden kann.

Daher möchte ich in einem letzten Absatz über Routinen reflektieren. Meine Schwester und ich tauschen uns häufig über unsere verschiedenen Haltungen gegenüber Routinen aus. Nachdem ich in den letzten Tagen über dieses Thema nachgesonnen habe, kann ich sagen, daß Routinen mir helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren. Und ebenso, interessanterweise, reduzieren sie für mich das Entscheidungsfällen. Ich muß mich nur einmal entscheiden, was ich machen will, wie und wann. Just, wie ich die deutscher Version meines Blogeintrags abfasse, kommt mir auch in den Sinn, daß Routinen für mich dazu führen, daß ich nicht so viel Energie aufwenden muß, mich täglich aufs Neue zu motivieren, da die Grundentscheidung bereits gefallen ist. Natürlich, eine Routine etabliert sich auch für mich nicht von einem Tag auf den anderen, einige, wie tägliche Meditation, brauchten Jahre. Ich experimentiere auch und spiele mit Routinen, verändere sie graduell oder radikal. Aber alles in allem helfen mir Routinen Veränderungen herbeizuführen. Ich habe einmal gelesen, daß zur Etablierung einer neuen Gewohnheit man diese am besten zwischen zwei bereits gut funktionierende Routinen platziert. Ich werde noch ein wenig mehr nachsinnen über die Verbindungen zwischen dem Entscheiden, den Routinen und den Veränderungen. Momentan paßen die Vermeidung von Entscheidungen, meine Bereitschaft für das Etablieren von Routinen und die Liebe für Veränderungen nicht wirklich gut zueinander. Möglicherweise werden diese Gewahrwerdung und die weitere Reflexion über das Thema mich befähigen, meinen Finger hier auf eine Art von Wachstum zu legen.

Ich wünsche Euch Zeit und Raum für Entwicklung und Wachstum. Habt eine erbauliche Woche!

No pain, more gain - Was uns nicht umbringt, bringt uns in Fahrt

Some proverbs are not really helpful. This is also true for some ideas like the one that only if we work hard and suffer will we get good results or even any results at all. I, probably like many others, often feel that some tasks seem too big or I feel I am lacking the skills to get them done. Driven by fear, I some­times don’t start a project at all. Kaizen – a technique developed in Japan – might just be the right remedy for this sort of approach. When applied to personal growth, whether you want to live heal­thier, have a tidier home or balance your finances better, Kaizen is a device to circumvent the fear of starting, doing and finishing a huge undertaking. By aiming at tiny little mini steps that you con­si­der ridiculously small, the part of your brain that normally signals alarm is not addressed at all. At first the steps you take will seem so little that you might convince yourself that going down the path with Kai­zen will get you nowhere. And maybe thought patterns like ‘if it is easy, it is not right’ or ‘if I do this, I want quick results’ or even ‘if I do such small steps, I won’t ever get it done at all’ come to your mind and frustrate any efforts to tackle anything you want to change in your life. But are these thoughts helpful? Or has the way you tried to go about your problems before worked for you? May­be then it is time to open up for another approach. Let me give some examples for Kaizen in practice: You could start with asking small questions like ‘How could I make time for a change a few minutes per day?’ You could do small measures like learning one new word of a foreign language or con­scious­ly relaxing your shoulders once per day. And putting Kaizen into practice for this post I will be happy with my first attempts at explaining Kaizen and let you explore your own thoughts on this tech­nique. I would love to read about what you think.

(Information partly taken from: Kleine Schritte, die ihr Leben verändern : Kaizen für die persönliche Entwicklung / Robert Maurer. - Kirchzarten bei Freiburg, 2009. Original title: One Small Step Can Change Your Life : The Kaizen Way / Robert Maurer. - New York, 2004.)

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Einige Sprichwörter sind nicht sehr hilfreich. Gleiches gilt für einige Vorstellungen wie zum Beispiel die, daß nur wer hart arbeitet und dabei leidet, gute Ergebnisse erzielt oder überhaupt irgendwelche. Ich, wie wahrscheinliche viele andere, mache die Erfahrung, daß einige Aufgaben zu groß erscheinen oder ich empfinde mich als nicht fähig, sie zu bewältigen. Vor lauter Angst nehme ich manchmal erst gar kein Projekt in Angriff. Kaizen – eine in Japan entwickelte Technik – könnte da genau das richtige Mit­tel für eine derartige Herangehensweise sein. Auf persönliche Entwicklung angewandt, sei es daß Du gesünder leben willst, ein ordentlicheres Zuhause haben möchtest oder Dein Finanzaushalt aus­ge­­glichener sein soll, Kaizen ist eine Maßnahme, die Angst vor dem Start, dem Durchführen und dem Ab­schluß eines großen Unterfangens zu umgehen. Indem man sich nur kleine winzige Minischritte vor­­nimmt, welche Du für lächerlich geringfügig hälst, wird der Teil Deines Gehirns, das nor­ma­ler­wei­se Alarm schlagen würde, gar nicht erst angesprochen. Zuerst werden Dir die Schritte so klein vor­kom­­men, daß Du Dich selbst davon überzeugen möchtest, daß der Weg mit Kaizen nirgends hin­füh­ren wird. Und möglicherweise kommen Dir Denkmuster in den Sinn wie „Wenn es leicht ist, ist es nicht richtig“ oder „Wenn ich dies mache, möchte ich schnell Ergebnisse“ oder sogar „Wenn ich klei­ne Schritte mache, werde ich es niemals vollenden“, Denkmuster, die jegliches Bemühen vereiteln, Ver­änderungen in Deinem Leben anzugehen. Aber sind solche Gedanken hilfreich? Oder haben Deine bis­herigen Versuche, Deine Probleme zu lösen, für Dich funktioniert? Vielleicht ist es Zeit, sich für eine andere Herangehensweise zu öffnen. Ich will ein paar Beispiel geben für die Praxis von Kaizen: Du könntest damit starten, kleine Fragen zu stellen, etwa „Wie könnte ich ein paar Minuten für eine Ver­änderung in meinem Tag unterbringe?“ Du könntest kleine Maßnahmen umsetzen, wie zum Bei­spiel ein neues Wort einer Fremdsprache zu erlernen oder einmal am Tag bewußt die Schultern zu ent­spannen. Kaizen auf diesen Eintrag angewandt werde ich mich damit zufrieden geben mit meinen er­sten Versuchen, Kaizen zu erklären, und lasse Euch Eure eigenen Gedanken zu dieser Technik ent­decken. Ich würde mich freuen zu lesen, was Ihr denkt.

(Information zum Teil entnommen aus: Kleine Schritte, die ihr Leben verändern : Kaizen für die persönliche Entwicklung / Robert Maurer. - Kirchzarten bei Freiburg, 2009.)